Hoy en día el uso de la aplicación de mensajería instantánea WhatsApp, se ha convertido en una herramienta de uso habitual, tanto entre los particulares, como a nivel empresarial.

El uso de dicha aplicación en el contexto empresarial suscita algunas dudas, sobre todo a efectos de protección de datos personales, en este sentido les ofrecemos algunas pautas y recomendaciones que esperamos sean de su interés.

En los casos en que la utilización del a aplicación, no vaya a suponer la comunicación de datos personales, utilizar WhatsApp no supone un problema. Sobre todo, cuando la comunicación vaya a realizarse de persona jurídica a persona jurídica.

En el caso de que sí que exista tratamiento de datos personales: Por ejemplo, un contrato con un particular, o que contenga otros datos personales, o con documentos adjuntos, etc.… la utilización de esta plataforma no es una práctica recomendable.

Debemos de atender las siguientes pautas:

1– Utilización de WhatsApp Business (no de WhatsApp Messenger) por las medidas de seguridad.

2– Recomendación de NO utilizarlo para compartir datos personales.

3- Cumplir con obligaciones RGPD- LOPDGDD:

  • Realizar un Informe de Riesgos sobre la utilización de WhatsApp
  • Informar del tratamiento previamente (se puede remitir un mensaje de bienvenida a cada cliente con la información)
  • Habilitar un sistema para la gestión de solicitud de derechos de los usuarios.

Entrando en detalle:

Sí, una empresa puede comunicarse con sus clientes a través de WhatsApp, pero con una particularidad, no podrá emplear WhatsApp Messenger, que es la versión doméstica y más conocida por los usuarios, sino WhatsApp Business, una versión profesional desarrollado por Facebook entre 2017 y 2018, creada precisamente para que las empresas utilizaran la aplicación para sus comunicaciones con clientes y comerciales.

Ahora bien, usar WhatsApp Business como canal de comunicación con los clientes o como una primera forma de contacto con ellos, implica cumplir con ciertos requisitos de la LOPDGDD y el RGPD, para poder garantizar la privacidad de los datos de sus clientes.

Pero, aunque nada lo prohíbe, se recomienda no usar WhatsApp para compartir datos personales o información confidencial entre la empresa y sus clientes, puesto que el control de estos dependerá de la política de privacidad en WhatsApp, quedando así fuera de las manos de la empresa. Y más teniendo en cuenta que las infraestructuras de WhatsApp, se alojan mayormente en EEUU, por lo que se trataría de una transferencia internacional de datos no autorizada.

El problema es que la empresa sigue siendo la responsable del tratamiento en caso de violación de derechos o de la normativa, por lo que si se produce una filtración de datos en WhatsApp que afecte a los datos personales de sus clientes, será la empresa quien deba asumir las responsabilidades y posibles sanciones derivadas de ello.

Los datos de nuestros clientes constituyen uno de los principales activos, por lo que realizar un tratamiento responsable y seguro de dichos datos debe ser un pilar de nuestra estrategia de negocio.

Desde G|R|A CONSULTORES les ofrecemos nuestros servicios para que su empresa u organización cumpla con todas las obligaciones en la normativa de Protección de Datos Personales, evitando cualquier sanción económica. No dude en ponerse en contacto con nosotros para chequear su cumplimiento normativo sin compromiso alguno, quedando a su disposición para ampliar esta información.