En el proceso de presentación de las cuentas anuales, es posible que se detecten errores que requieran corrección. A veces, el Registro Mercantil puede denegar el depósito debido a defectos formales en la documentación presentada. En este artículo te explicamos los pasos necesarios para subsanar esos errores y volver a presentar las cuentas anuales correctamente, asegurando el cumplimiento dentro de los plazos y sin mayores complicaciones.
Los errores más comunes
Una vez realizado el depósito de las cuentas anuales, es posible recibir una notificación del Registro Mercantil informando de la existencia de defectos en la documentación. El Registro Mercantil no realizará el depósito si los defectos no son corregidos y notificados en el plazo establecido.
Estos defectos, por lo general, son de carácter formal y no implican sanciones ni problemas legales, pero es necesario corregirlos para completar el proceso de manera adecuada.
Lo primero que debe tenerse en cuenta es que los defectos pueden ser muy variados. Entre los errores más comunes se encuentran la discrepancia en las fechas del certificado de aprobación de las cuentas anuales, la falta de ciertos documentos como el certificado de aprobación o la declaración del titular real, o la inclusión de documentos innecesarios. Otro defecto frecuente es la incorrecta generación de la huella digital, que puede presentarse en soporte papel o no coincidir con la generada digitalmente.
Una vez detectado el defecto, la subsanación debe realizarse siguiendo el mismo formato de presentación original, es decir, de forma presencial o telemática. Si la presentación inicial se hizo en papel o de manera mixta, será necesario retirar la documentación defectuosa mediante una instancia original. En caso de que la presentación fuera completamente telemática, basta con realizar un nuevo envío corrigiendo los errores.
Para la subsanación digital utilizando el programa de depósito D2, es importante seleccionar la opción “subsanación de depósito anterior”, mientras que si se utiliza la plataforma web, hay que marcar la casilla de “Subsanación / Complementario”. En ambos casos, será necesario proporcionar los tres datos del depósito anterior: el año, el número de libro y el número de entrada. En la casilla libro hay que poner 2 si son cuentas o 3 si son libros.
El plazo fundamental para subsanar los defectos es de 5 meses desde la presentación inicial. Si se logra corregir dentro de este periodo, se considerará que las cuentas fueron presentadas en la fecha original, evitando problemas asociados al vencimiento de plazos.
En resumen, si bien la corrección de errores en el depósito de cuentas anuales puede parecer un trámite complicado, siguiendo los pasos adecuados es posible subsanar los defectos sin mayores contratiempos. Recuerda que puedes ponerse en contacto con nuestro equipo para resolver cualquier duda o aclaración relacionada con el proceso de presentación de cuentas anuales.