El cierre contable de una empresa puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza si no se cuenta con una metodología adecuada y herramientas que faciliten el proceso. Cada error, por pequeño que sea, puede repercutir en la precisión de los resultados financieros y generar complicaciones legales o fiscales. Sin embargo, con una planificación estratégica, el uso eficiente de las tecnologías y una revisión detallada del trabajo, es posible lograr un cierre contable sin contratiempos. En este artículo, exploraremos cinco métodos clave para garantizar un cierre contable exitoso, prácticas imprescindibles para evitar errores comunes y cómo las herramientas tecnológicas pueden transformar esta tarea en un proceso más eficiente y seguro. 

¿Cuáles son los cinco métodos más efectivos para asegurar un cierre contable sin errores?  

  • Planificación del cierre: para una correcta organización del cierre, es aconsejable establecer fechas o deadlines para cada tarea, como por ejemplo para las conciliaciones periódicas de las que hablaremos a continuación. También es muy útil repartir responsabilidades entre los integrantes del grupo de trabajo (si los hay) para exprimir al máximo las horas. Un último consejo para planificar un cierre contable es el de seguir siempre una lista de objetivos a corto plazo o checklist, la cual es conveniente ir actualizando si surge la necesidad. 
  • Conciliación previa: lo mejor para no tener todo el maremágnum de trabajo acumulado cuando menos nos conviene (es decir, en fechas cercanas al cierre) es llevar un seguimiento periódico de las tareas. Algo muy recomendable es realizar conciliaciones bancarias con periodicidad trimestral o mensual, según la exigencia del cliente; revisar la cuentas a pagar y cobrar antes del cierre; y asegurarse de que todas las operaciones de trascendencia se hayan registrado en su correcto periodo. Estas operaciones pueden ir desde contabilizar el resultado del ejercicio anterior hasta registrar la venta o compra de un inmueble de gran valor. 
  • Hacer uso de las todas las herramientas disponibles: para facilitar y agilizar el proceso del cierre, es conveniente usar todos los instrumentos que tengamos a nuestra disposición, ya sean herramientas contables como el software ERP del que dispongamos para contabilizar facturas o extractos bancarios como hacer un buen uso de los recordatorios a través de un calendario. 
  • Cumplimiento de las normas: asegurarse de que se cumplan las normas aplicables vigentes en el momento. Aunque esta tarea la realizan automáticamente los ERP de forma general, no todo se puede automatizar para que lo haga el programa por nosotros, por lo que debemos intentar estar siempre actualizados con la nueva normativa, que suele recibir pequeñas modificaciones todos los años. 
  • Revisar el trabajo realizado: echar un ojo a lo pisado puede ayudarnos a encontrar errores que se nos pudieron pasar la primera vez, por lo que no está de más revisar antes del cierre los registros del periodo. Puede ayudar consultarlo con auditores internos o con compañeros con más experiencia que nosotros. También es importante comparar el trabajo con periodos anteriores, tanto entre trimestres del mismo año como de forma interanual. 

¿Qué prácticas específicas se deben implementar para evitar errores comunes en el cierre contable? 

Normalmente, los errores más comunes son: atribución incorrecta de cuentas, omisión de algunos movimientos, errores con el inventario, olvidar las amortizaciones y omitir beneficios fiscales o deducciones. Para prevenir esto errores, pueden ser de ayuda las siguientes practicas:  

  • En el caso de las atribuciones erróneas de cuentas, puede ser interesante sacar listados, como puede ser el balance de sumas y saldos para tener una visión panorámica de las cuentas y poder ver si hay alguna que esté con el signo contrario a su signo natural. Por ejemplo, hay que prestar atención a las cuentas de gasto del grupo 6 con saldo negativo, ya que, a pesar de haber excepciones, la gran mayoría de cuentas de este grupo deben estar en positivo. 
  • Si hablamos de registrar todos los movimientos, la mejor solución en el caso de las cuentas del grupo 4 (proveedores, acreedores y clientes) es puntear los movimientos y relacionar los pagos o cobros con su factura correspondiente. 
  • Un consejo para no fallar en la valoración del inventario no es otro que llevar un registro diario de los movimientos de este, es decir, tener registrado cuando sale y cuando entra cada uno de los elementos. 
  • En cuanto a las amortizaciones, suele haber dos errores comunes: olvidar la generación de las amortizaciones al dar por sentado que lo hace automáticamente el programa y no haber creado correctamente la ficha de activo. Hay que tener en cuenta que el valor de la amortización viene dada por unas tablas creadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), por lo que tenemos que comprobar que cada activo se ciña al porcentaje adecuado. Una buena forma de revisar este apartado es descargar un histórico que incluya tanto las fichas de activos y su porcentaje de depreciación como el histórico de estas para asegurarnos de que se generan correctamente. 
  • Finalmente, para no omitir beneficios fiscales y/o deducciones, lo mejor sin duda es contar con un asesor fiscal y contable. 

¿Cómo pueden las herramientas tecnológicas contribuir a un cierre contable más preciso y eficiente? 

 Las nuevas tecnologías cada día están mas afianzadas en la sociedad actual, por lo que sería una negligencia no usarlas para facilitarnos el trabajo, sobre todo el rutinario. Algunas de las tareas y funciones de las que no podemos aprovechar son:   

  • Las tareas repetitivas, como son la generación de amortizaciones y reportes financieros (balances de sumas y saldos, de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, etc.). 
  • Actualización en tiempo real de los datos de múltiples áreas, como el inventario con las cuentas contables. 
  • También las nuevas tecnologías pueden ayudar a reducir los errores humanos, como la duplicidad de facturas o la advertencia en el caso de algún descuadre. 
  • Los ERP’s y la tecnología en general no solo generan los reportes financieros más rápidamente, sino que además lo hacen de una forma más clara, exacta y basándose en los estándares legales de las entidades oficiales, tanto de contabilidad (GAAP, NIIF) como legales (registro mercantil, AEAT). 

Un cierre contable impecable no es cuestión de suerte, sino el resultado de una planificación, un dominio de las normativas y un aprovechamiento inteligente de las herramientas tecnológicas. Al implementar los métodos descritos, revisar las prácticas clave y apoyarse en soluciones innovadoras, no solo se minimizan los errores, sino que se optimiza todo el proceso contable, generando informes más precisos y confiables. Contar con un cierre contable eficiente es más que una necesidad, es una ventaja estratégica que fortalece la toma de decisiones y garantiza el cumplimiento normativo. ¿Estás listo para transformar tu proceso contable? En GRA Consultores podemos ayudarte. 

Lluis Carbonell Silvestre, consultor fiscal GRA Consultores